AKO SPRACÚVAME VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE?

1. Kto sme?

Prevádzkovateľom Vašich osobných údajov je nezisková organizácia poskytujúca všeobecne prospešné služby: TRAKT, so sídlom: Inovecká 4, 911 01 Trenčín Slovenská republika (ďalej len „Prevádzkovateľ“ alebo „my“).

Pri spracúvaní Vašich osobných údajov sa riadime nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) ďalej len „GDPR“ a relevantnými ustanoveniami zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „ZOOÚ”), ktoré sa na nás vzťahujú.

2. Ako nás môžete kontaktovať?

Svoje práva môžete vykonávať e-mailom alebo poštou prostredníctvom kontaktnej osoby1:

  • e-mail: laf@trakt.sk
  • poštová adresa: TRAKT, Inovecká 4, 911 01 Trenčín Slovenská republika

V prípade otázok nás môžete telefonicky kontaktovať na tel. č.: +421 907 149 942

3. Prečo spracúvame osobné údaje (t. j. na aké účely) a na akom právnom základe?

    • zabezpečenie plnenia povinností našich zamestnancov, poskytovania našich služieb a spolupráce so zmluvnými partnermi (výmenou, prípadne zverejňovaním kontaktných údajov) článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR ZOOÚ
    • zabezpečenie plnenia povinností našich zamestnancov, poskytovania našich služieb a spolupráce so zmluvnými partnermi (vyhotovením a zverejnením profilových fotografií na webovom sídle Prevádzkovateľa) článok 6 ods. 1 písm. a) GDPR 
    • účtovné a daňové účely článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR právne predpisy v oblasti účtovníctva a správy daní
    • plnenie predzmluvných a zmluvných povinností (mimo pracovnoprávnych vzťahov) článok 6 ods. 1 písm. b) GDPR Občiansky zákonník, Obchodný zákonník
    • vedenie evidencie dobrovoľníkov článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR Zákon o dobrovoľníctve
    • plnenie povinností v oblasti bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci (najmä vedenie evidencie úrazov) vo vzťahu k osobám, ktoré nie sú zamestnancami Prevádzkovateľa článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR, článok 9 ods. 2 písm. f) GDPR Zákon o BOZP
    • vedenie evidencie záujemcov o spoluprácu článok 6 ods. 1 písm. a) GDPR
    • zhotovovanie obrazovo-zvukových a obrazových záznamov z podujatí a aktivít za účelom propagácie a prezentácie Prevádzkovateľa článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR 
    • iné formy marketingu (reklamné tlačoviny, súťaže) článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR
    • verejné poďakovanie článok 6 ods. 1 písm. f) GDPR
    • preukazovanie realizácie podujatí a iných aktivít organizovaných alebo spoluorganizovaných Prevádzkovateľom
    • vybavovanie žiadostí a sprístupňovanie informácií podľa Zákona o slobode informácií článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR Zákon o slobode informácií
    • vybavovanie žiadostí dotknutých osôb podľa GDPR článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR, článok 9 ods. 2 písm. b) a f) GDPR, článok 10 GDPR GDPR
    • správa registratúry článok 6 ods. 1 písm. c) GDPR, článok 9 ods. 2 písm. b) a f) GDPR, článok 10 GDPR Zákon o archívoch

 

4. Aké oprávnené záujmy sledujeme pri spracúvaní osobných údajov?

Pri spracúvaní osobných údajov sledujeme náš oprávnený záujem, ktorým je:

  • zabezpečenie kontinuity našej činnosti [v prípade účelu: zabezpečenie kontinuity činností Prevádzkovateľa (správou emailových schránok zamestnancov)],
  • obhajovanie našich právnych nárokov (v prípade účelu: zabezpečenie ochrany práv a právom chránených záujmov),
  • riadne plnenie záväzkových vzťahov [v prípade účelu: zabezpečenie plnenia povinností našich zamestnancov, poskytovania našich služieb a spolupráce so zmluvnými partnermi (výmenou, prípadne zverejňovaním kontaktných údajov)],
  • informovanie verejnosti o podujatiach a aktivitách [v prípade účelu: iné formy marketingu (reklamné tlačoviny, súťaže)],
  • zdokladovanie našich zmluvných záväzkov, realizácie aktivít a podujatí, na ktoré sme získali peňažné prostriedky alebo inú formu podpory (v prípade účelu: preukazovanie realizácie podujatí a iných aktivít organizovaných alebo spoluorganizovaných Prevádzkovateľom)
  • riadne evidovanie dobrovoľníkov (v prípade účelu: vedenie evidencie dobrovoľníkov)
  • verejné poďakovanie osobám, ktoré sa podieľali na realizácii našich aktivít, podujatí alebo na rozvoji všeobecne prospešných služieb, ktoré poskytujeme (v prípade účelu: verejné poďakovanie),
  • naša prezentácia a propagácia (v prípade účelu: zhotovovanie obrazovo-zvukových a obrazových záznamov z podujatí a aktivít za účelom propagácie a prezentácie Prevádzkovateľa).

5. Aké kategórie osobných údajov spracúvame?

Podľa povahy veci spracúvame rôzne kategórie osobných údajov:

  • Bežné osobné údaje – napr. identifikačné údaje, údaje zachytené na fotografiách a videozáznamoch, kontaktné údaje, údaje uvedené v životopise, údaje o priznaní dôchodku, údaje o príjmoch, údaje o vyživovaných deťoch, rodné číslo, rodinný stav, údaj o sume vymáhanej exekútorom, informácie o majetkových pomeroch.
  • Osobitné kategórie osobných údajov – napr. údaje o zdravotnom stave zamestnancov (o dočasnej pracovnej neschopnosti, tehotenstve, čerpaní materskej dovolenky, úrazoch a pod.), údaje o niektorých osobných prekážkach zamestnancov v práci.

Osobné údaje týkajúce sa zdravia spracúvame len na plnenie našich povinností v oblasti pracovného práva a sociálneho zabezpečenia alebo ak je spracúvanie nevyhnutné na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

  • Údaje týkajúce sa uznania viny za trestné činy a priestupky – výpisy z registra trestov na účely preukázania bezúhonnosti zamestnanca pred uzatvorením a počas trvania pracovnoprávneho vzťahu.

6. Od koho získavame osobné údaje?

Väčšinu osobných údajov, ktoré spracúvame, získavame priamo od Vás, napr. ak nás kontaktujete, uchádzate sa o zamestnanie alebo v prípade, ak konáte v mene inej fyzickej či právnickej osoby (napr. ak pre ňu pracujete), z prihlasovacích formulárov v súvislosti s našimi aktivitami a podujatiami.

Osobné údaje získavame aj z iných zdrojov, napr. ak sú Vaše osobné údaje obsiahnuté v dokumentácii, ktorú nám predložil náš zmluvný partner, z dotazníkov vyplnených našimi zamestnancami (napr. osobné údaje rodinných príslušníkov), z verejne dostupných zdrojov alebo od štátnych orgánov.

7. Musíte nám osobné údaje poskytnúť?

Ak sa chcete zúčastniť na našej aktivite/podujatí, alebo ak ste náš zmluvný partner alebo sa ním chcete stať, poskytovanie väčšiny osobných údajov je tzv. zmluvnou požiadavkou a požiadavkou potrebnou na uzavretie zmluvy. Ich poskytnutie nie je povinné, avšak ich neposkytnutie vedie k nemožnosti uzavrieť s Vami zmluvu alebo zúčastniť sa na našich aktivitách/podujatiach.

Ak ste naším zamestnancom alebo sa uchádzate o zamestnanie, poskytovanie osobných údajov je tzv. zmluvnou požiadavkou a požiadavkou potrebnou na uzavretie zmluvy. Ich poskytnutie nie je povinné, avšak bez týchto údajov nevieme s Vami uzatvoriť pracovnú zmluvu alebo dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru a plniť si svoje zákonné povinnosti voči úradom (napr. zdravotným poisťovniam, Sociálnej poisťovni, daňovým úradom). Poskytovanie niektorých osobných údajov pred uzatvorením pracovnoprávneho vzťahu alebo počas jeho trvania je aj zákonnou požiadavkou, napr. poskytovanie osobných údajov potrebných na vyžiadanie výpisu z registra trestov alebo oznámenie vzniku pracovného úrazu. Ich neposkytnutie nám neumožňuje uzatvoriť s Vami zmluvu (napr. predpokladom výkonu práce vo verejnom záujme je bezúhonnosť zamestnanca) alebo splniť si naše zákonné povinnosti, resp. sa môžete sami ukrátiť na Vašich právach (napr. v prípade neoznámenia vzniku pracovného úrazu Vám nebudú priznané príslušné dávky sociálneho poistenia, ktoré by Vám inak patrili).

8. Komu poskytujeme Vaše osobné údaje?

Vaše osobné údaje poskytujeme iným osobám len v nevyhnutnej miere. Vaše osobné údaje neposkytujeme nikomu na účely marketingu. Vaše osobné údaje poskytujeme jednak našim zamestnancom a tiež tzv. sprostredkovateľom (napr. poskytovateľom služieb bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, požiarnej ochrany a civilnej ochrany, poskytovateľom pracovnej zdravotnej služby).

Ak ste naším dodávateľom alebo jeho zamestnancom, niekedy môžeme poskytovať Vaše kontaktné údaje iným osobám (napr. našim iným zmluvným partnerom) s cieľom zabezpečiť realizáciu zmluvných povinností.

Za určitých okolností sme povinní „zo zákona” poskytovať osobné údaje iným osobám, napr. Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Sociálnej poisťovni, daňovým úradom, zdravotným poisťovniam.

Ak ste naším zamestnancom, niektoré Vaše osobné údaje môžu byť poskytované, prípadne zverejnené, ak je to potrebné v súvislosti s plnením Vašich pracovných povinností. To znamená, že môžeme poskytnúť Vaše osobné údaje v rozsahu určenom § 78 ods. 3 ZOOÚ napr. našim zmluvným partnerom za účelom Vášho prihlásenia na školenie či odborné semináre alebo na rezerváciu ubytovania v súvislosti s pracovnou cestou.

Vaše osobné údaje môžeme poskytovať iným osobám aj v súvislosti s ochranou práv a právom chránených záujmov (napr. advokátom, súdom alebo exekútorom).

9. Prenášame osobné údaje do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácii?

Nie, vaše údaje neprenášame do tretích krajín.

10. Súbory cookies

Na našom webovom sídle používame súbory cookies. Viac informácií o tom, ako používame súbory cookies, nájdete Pravidlá požívania súborov Cookies.

11.  Ako dlho uchovávame osobné údaje?

Osobné údaje uchovávame najviac dovtedy, kým je to potrebné na účely, na ktoré sa osobné údaje spracúvajú. Osobné údaje sú obsahom registratúrnych záznamov, ktoré uchovávame počas lehoty uloženia v zmysle Zákona o archívoch. Lehota uloženia je stanovená tak, aby nám umožňovala prístup k registratúrnym záznamom po celý čas, v ktorom ich budeme potrebovať na našu činnosť, vrátane lehôt ustanovených pre vymáhanie práv a plnenie povinností podľa osobitných predpisov. Lehota uloženia začína plynúť prvým dňom roka nasledujúceho po roku, v ktorom uzavrieme spis (t. j. súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli v súvislosti s vybavovaním tej istej veci).

Podrobnejšie informácie o lehotách na výmaz osobných údajov sú predmetom osobitného dokumentu – Záznam o spracovateľských činnostiach v spojení s osobitným dokumentom – Registratúrny plán.

12. Uskutočňujeme automatizované rozhodovanie vrátane profilovania?

Neuskutočňujeme automatizované rozhodovanie ani profilovanie.

13. Aké máte práva v súvislosti so spracúvaním Vašich osobných údajov?

V súvislosti so spracúvaním Vašich osobných údajov máte práva, o ktorých by ste mali vedieť. Vaše práva závisia od účelu, na ktorý spracúvame Vaše osobné údaje.

  • Právo na prístup k osobným údajom:

Máte právo získať od nás potvrdenie o tom, či spracúvame Vaše osobné údaje a ak Vaše osobné údaje spracúvame, máte právo získať k nim prístup za podmienok stanovených GDPR. Poskytneme Vám kópiu osobných údajov, ktoré o Vás spracúvame pod podmienkou, že to nebude mať nepriaznivé dôsledky na práva a slobody iných. Za akékoľvek ďalšie kópie, o ktoré požiadate, môžeme účtovať primeraný poplatok zodpovedajúci administratívnym nákladom. Ak žiadosť podáte elektronicky, informácie Vám poskytneme v bežne používanej elektronickej podobe, pokiaľ nepožiadate o iný spôsob poskytnutia.

  • Právo na opravu:

Máte právo na to, aby sme bez zbytočného odkladu opravili nesprávne osobné údaje, ktoré sa Vás týkajú. So zreteľom na účely spracúvania máte právo na doplnenie neúplných osobných údajov, a to aj prostredníctvom poskytnutia doplnkového vyhlásenia.

  • Právo na vymazanie (právo „na zabudnutie“):

Za určitých okolností máte právo na to, aby sme bez zbytočného odkladu vymazali Vaše osobné údaje, ak:

  • osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sme ich získavali alebo inak spracúvali,
  • odvoláte súhlas na spracovanie osobných údajov v prípadoch, kde sa vyžaduje súhlas a ak neexistuje iný právny základ pre spracúvanie,
  • namietate voči spracúvaniu Vašich osobných údajov (pri spracúvaní osobných údajov na účely oprávnených záujmov) a neprevažujú žiadne naše oprávnené dôvody na ich spracúvanie,
  • osobné údaje sa spracúvali nezákonne,
  • osobné údaje musia byť vymazané, aby sa splnila zákonná povinnosť podľa práva Európskej únie alebo práva Slovenskej republiky,
  • osobné údaje sa získavali v súvislosti s ponukou služieb informačnej spoločnosti dieťaťu (t. j. ak sa osobné údaje spracúvali na základe súhlasu dieťaťa v súvislosti so službami informačnej spoločnosti).

 

Právo na vymazanie sa za podmienok uvedených v GDPR neuplatní, napr. ak je spracúvanie osobných údajov potrebné na splnenie našej zákonnej povinnosti podľa práva Európskej únie alebo práva Slovenskej republiky alebo na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

  • Právo na obmedzenie spracúvania:

Máte právo na to, aby sme obmedzili spracúvanie Vašich osobných údajov, pokiaľ ide o jeden z týchto prípadov:

  • počas obdobia, kedy overujeme správnosť osobných údajov, ak ste správnosť osobných údajov napadli,
  • spracúvanie je protizákonné a namiesto vymazania osobných údajov žiadate obmedzenie ich použitia,
  • ak už osobné údaje na účely spracúvania nepotrebujeme, ale potrebujete ich Vy na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie Vašich právnych nárokov,
  • do overenia, či naše oprávnené dôvody na spracúvanie osobných údajov prevažujú nad Vašimi oprávnenými dôvodmi, ak namietate voči spracúvaniu osobných údajov (pri spracúvaní osobných údajov na účely oprávnených záujmov).

Ak sa spracúvanie osobných údajov obmedzilo, takéto osobné údaje sa s výnimkou uchovávania spracúvajú len s Vaším súhlasom alebo na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov alebo na ochranu práv inej fyzickej alebo právnickej osoby alebo z dôvodov dôležitého verejného záujmu Európskej únie alebo Slovenskej republiky.

  • Právo na prenosnosť údajov:

Máte právo získať Vaše osobné údaje v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a na ich prenesenie ďalšiemu prevádzkovateľovi, ak:

  • sa spracúvanie Vašich osobných údajov zakladá na súhlase alebo na zmluve a zároveň
  • ak sa spracúvanie vykonáva automatizovanými prostriedkami.

Právo na prenosnosť nesmie mať nepriaznivé dôsledky na práva a slobody iných.

  • Právo namietať:

Máte právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu Vašich osobných údajov (pri spracúvaní osobných údajov na účely oprávnených záujmov). V tom prípade nesmieme ďalej spracúvať Vaše osobné údaje, pokiaľ nepreukážeme nevyhnutné oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad Vašimi záujmami, právami a slobodami alebo dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov. Ak sa osobné údaje spracúvajú na účely priameho marketingu, môžete namietať proti spracúvaniu osobných údajov. Ak namietnete proti spracúvaniu osobných údajov na účely priameho marketingu, osobné údaje už na také účely nesmieme spracúvať. V súvislosti s používaním služieb informačnej spoločnosti a bez ohľadu na smernicu 2002/58/ES môžete uplatňovať svoje právo namietať automatizovanými prostriedkami s použitím technických špecifikácií.

  • Právo odvolať súhlas so spracovaním osobných údajov:

Ak je spracúvanie založené na súhlase, máte právo kedykoľvek svoj súhlas odvolať bez toho, aby to malo vplyv na zákonnosť spracúvania založeného na súhlase udelenom pred jeho odvolaním.

  • Právo podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky:

Máte právo kedykoľvek podať sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.

 

14. Ďalšie informácie o spracúvaní osobných údajov

Bližšie informácie o kategóriách nami spracúvaných osobných údajov, kategóriách dotknutých osôb a príjemcov, ktorým sa osobné údaje poskytujú, ako aj ďalšie informácie nájdete v osobitnom dokumente – Záznam o spracovateľských činnostiach (viď bod 11).

 

15. Zmeny Informačnej povinnosti

Ochrana osobných údajov pre nás nie je jednorazovou záležitosťou. Informácie, ktoré sme Vám povinní vzhľadom na naše spracúvanie osobných údajov poskytnúť, sa môžu meniť alebo prestať byť aktuálne. Z tohto dôvodu si vyhradzujeme možnosť kedykoľvek informácie o spracúvaní osobných údajov upraviť a zmeniť. V prípade, že zmeníme tieto informácie podstatným spôsobom, túto zmenu Vám dáme do pozornosti, napr. všeobecným oznámením na našom webovom sídle alebo osobitným oznámením prostredníctvom e-mailu